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Quanto custa um assistente financeiro?

 

Ser o gestor de uma pequena empresa não é uma tarefa fácil. Tudo está nas suas mãos: controles, encontrar novos clientes, definir estratégias… haja tempo para tudo isso, não é?

E geralmente essa é a maior dor de cabeça do gestor: falta de tempo.

O objetivo do diretor é garantir o sucesso da empresa. Para isso, ele precisará focar seus esforços nos clientes, em parcerias, nos fornecedores, em representar a sua marca no mercado.

Mas os controles também são igualmente importantes. Afinal, sem controles estruturados a empresa se torna frágil e o poder do gestor sobre a mesma cai consideravelmente.

A partir desse desafio que surge a pergunta: como ter tempo para conciliar tudo isso?

 

As Soluções

 

#1: Sistema ERP

É a forma mais conhecida de organizar uma empresa e automatizar seus processos. Trabalhar com um sistema para gestão trás uma série de vantagens para a rotina administrativa, por serem plataformas que integram todas as áreas da empresa (o comercial, financeiro, fornecedores, estoques, etc) e por oferecerem meios de gerar relatórios e dados estratégicos para o seu negócio de forma automática.

Mas o ERP ainda não é perfeito: você precisará de uma pessoa alimentando o software da mesma forma que você precisará de alguém para alimentar um Excel por exemplo. Isso se não for você mesmo quem terá que fazer esse trabalho “braçal”, não é mesmo?

 

#2: Contratar um assistente administrativo

Quando um gestor está com problemas de falta de tempo, trazer uma pessoa para ajudar é a primeira solução que vem a cabeça.

Mas contratar alguém não é uma tarefa simples. Além de precisar encontrar uma pessoa de confiança, capacitada, dedicar tempo para treina-la, existe todo o investimento necessário para manter o colaborador na empresa.

Vamos dar uma olhada em todos os gastos feitos na contratação de um funcionário? Usei o valor de R$1400,00 como salário mensal.

 

Esta planilha está disponível neste link, caso você queira fazer outras simulações.

No caso acima, além dos salários a empresa desembolsaria cerca de R$840,00 reais mensalmente com um colaborador. Lembrando que não calculei alguns benefícios como auxílio refeição, plano de saúde ou vale transporte por exemplo.

 

#3: ResultaMais

 

 

Se você estiver procurando um sistema para controle financeiro autônomo, que automaticamente faça pagamentos, conciliações bancárias, gere informações contábeis e relatórios financeiros, então você está procurando pelo ResultaMais.

A missão deste assistente financeiro é executar todos os processos financeiros de uma empresa. Não somente controla-los, mas sim faze-los.

 

Quais são as vantagens?

  • Ter toda a rotina financeira automatizada
  • Economizar tempo e dinheiro que seriam gastos na contratação de um auxiliar
  • Contar com uma plataforma segura e simples de aprender
  • Poder focar nas atividades mais produtivas, como encontrar novos clientes
  • Não ter mais a preocupação de fazer pagamentos, elaborar relatórios, etc

 

 

Existem diversas ferramentas e formas de controlar a sua empresa. Apenas uma delas pode fazer isso por você.

Se isso que você leu fez sentido, me dá um toque. Estou te esperando

Como a Home Design eliminou planilhas e reduziu em 35% o tempo em rotinas administrativas

Sobre a Home Design

A Home Design atua no segmento de móveis sob-medida desde 2002 com o propósito de proporcionar elegância, estilo e qualidade ao ambiente de seus clientes.

O Problema

Apesar de ser uma empresa pequena, a Home Design é o tipo de empresa que tem vários processos. Como a maioria dos negócios deste porte, a escassez de recursos, seja financeiro, tecnológico ou de pessoas, é presente. Ou seja, “tem que se virar com o que tem.”
Aline Porto, administradora da Home Design, percebeu que a empresa estava tendo dificuldades em manter os processos administrativos organizados. O motivo é que a Aline tinha que se desdobrar com outras tarefas na empresa. Além disso, conciliar o gerenciamento da família, casa, filhos, também era um desafio.

A Home Design fazia seus controle basicamente por planilhas de Excel.

Trabalhávamos com várias planilhas, era uma para cada tipo de atividade, praticamente. Vendas tinha uma, contas a pagar e a receber, outra. Fora as planilhas para controlar compras, orçamentos e a emissão de notas fiscais e boletos que fazíamos manualmente.

A situação era de muitas planilhas e processos manuais e pouco tempo disponível para focar em coisas mais relevantes do negócio.

A Solução

Com esse cenário a Aline via que a empresa precisava solucionar esses problemas de desorganização e gestão em planilhas ou continuaria a perder tempo e o controle da empresa.
O ResultaMais atendeu exatamente a necessidade que existia na Home Design. Ao implantar o ResultaMais a marcenaria conseguiu sistematizar praticamente todos os seus processos, desde a venda até a emissão de notas fiscais e eliminou os controles por Excel. Ao utilizar o sistema a empresa reduzir em  mais de 35% o tempo dedicado para tarefas administrativas. O fechamento de mês que antes levava cerca de 2 dias para ser concluído, agora é feito em menos de 1 hora.

Com o ResultaMais a gestão da empresa está bem mais organizada. São menos planilhas e mais tempo para focar no nosso negócio.

Aline Porto – Administradora da Home Design

Planos para o futuro

Hoje, com os processos mais organizados, a empresa já consegue focar em seu crescimento. O foco da Home Design hoje é conseguir levar aos seus clientes um produto de qualidade a um preço justo e manter seu negócio saudável, como é hoje.

Como tomar as melhores decisões sempre!

Você não precisa ser um gestor em um cargo de poder para ter que enfrentar uma situação de tomada de decisão. Todos passamos por várias decisões todos os dias: qual roupa vestir, qual música ouvir, qual será a nossa refeição, qual o melhor caminho pra evitar o trânsito… é muita coisa pra gente decidir, né? ?

O ponto positivo é que essas decisões influenciam apenas a nossa vida e muitas delas talvez nem terão grandes consequências no nosso futuro.

Mas e se as suas decisões envolvessem coisas como dinheiro e a carreira de outras pessoas, por exemplo. É bastante responsabilidade, não é mesmo?

Em todos os casos, as melhores decisões sempre exigirão planejamento, competências, conhecimentos e muita confiança.

E qual é a importância da tomada de decisão?

Podemos responder esta pergunta com apenas uma palavra: consequências. Especialmente quando nós tratamos de empresas, alguns tópicos precisam ser consideradas antes de tomar uma decisão importante, como: qual será o impacto disso na minha empresa? qual será o impacto disso nos meus negócios? e nos meus colaboradores? e nos meus parceiros?

Tudo isso faz parte do planejamento, que é uma das etapas de uma tomada de decisão consciente. Visando otimizar esse processo, separamos um passo-a-passo que pode ser seguido caso o seu objetivo seja tomar decisões de uma forma mais eficientes. São eles:

#1 Qual é a situação?

 

 

Você não pode tomar uma decisão sem saber o que você está enfrentando. Nesse primeiro passo, o foco está em adquirir conhecimentos. Entenda o que você está enfrentando e levante dados a respeito. É uma decisão que envolve dinheiro? recursos físicos? como que chegamos nesse ponto?

Entender a decisão é essencial para tomar as melhores escolhas.

#2 Quais são as alternativas?

Neste passo, você irá fazer um brainstorm (pensar em todas as ideias possíveis, as melhores e as piores) para entender quais são todas as alternativas possíveis para a tomada de decisão.

A dica aqui é não pensar muito em detalhes ou se elas fazem sentido. Queremos apenas ter certeza que todas as alternativas serão exploradas antes de tomar uma decisão definitiva.

#3 Qual será a consequência dessas alternativas?

Com as ideias já separadas, é hora de pensar no que cada uma delas trará para a minha empresa e, principalmente, quais serão os pontos positivos e negativos de cada uma dessas alternativas.

É nesse momento que vamos decidir efetivamente qual caminho tomar. Também é válido conversar com especialistas, caso seja necessário.

#4 Implemente a decisão

Depois de coletar todos os dados, definir as alternativas e entender quais os pontos positivos e negativos de cada uma delas, chegou o momento de tomar a decisão.

É nesse momento que iremos colocar a nossa melhor alternativa em prática.

#5 Avalie os resultados

Engana-se quem pensa que o processo de tomada de decisão acaba no momento em que definimos que rumo seguir.

Nesse momento, o objetivo é avaliar se o que nós fizemos realmente foi bom para a nossa empresa /vida pessoal. Valeu a pena? Trouxe o resultado esperado?

Se o resultado for negativo, não há motivo para desespero. Resultados negativos e tropeços são excelentes oportunidades para adquirir conhecimentos e experiência. No final, todo mundo sempre terá a mesma recompensa: aprendizado.

O mais importante em uma tomada de decisão é ter conhecimento da situação e tempo para avaliar todas as variáveis. Lembre-se sempre que as decisões nunca são tomadas do dia para noite.

Ferramentas para tomada de decisão

 

 

Já vimos que tomar uma decisão pode não ser tão simples quanto o imaginado. Pensando nisso, foram desenvolvidas ferramentas de análise que se propõe a oferecer um suporte ao decisor durante este processo.

Separei algumas delas para falarmos a respeito com mais detalhes. Vamos lá?

#1 Análise SWOT

Esta é uma das ferramentas mais tradicionais no mundo administrativo e o seu objetivo principal é oferecer uma visão estratégica do seu negócio no micro e no macro ambiente. São quatro tópicos abordados nesta ferramenta:

Análise interna

Forças: O que você tem na sua empresa que é um ponto positivo ou um diferencial em relação ao mercado? Produto, especialização, colaboradores, estrutura, tudo isso se encaixa nesse item.

Fraquezas: O que você tem na sua empresa que é um ponto negativo ou uma falha em relação ao mercado? Produtos desatualizados, falta de especialização, estrutura precária, tudo isso se encaixa nesse item.

Análise externa

Oportunidades: O que está acontecendo na sociedade que pode ajudar a minha empresa no mercado? Aumento da demanda pelo seu produto, melhora  na economia, problemas com os concorrentes, tudo isso se encaixa nesse item.

Ameaças: O que está acontecendo na sociedade que pode atrapalhar a minha empresa no mercado? Crises econômicas, problemas ou crise no cenário econômico, consolidação dos concorrentes no mercado, tudo isso se encaixa nesse item.

Fica mais fácil tomar uma decisão importante com estas informações organizadas porque todos os fatores internos e externos que podem ter alguma influência na decisão ou na sua empresa já estarão mensurados. A margem para dúvidas é praticamente 0.

#2 Matriz de Decisão

 

 

A matriz de decisão é muito simples de ser utilizada porque ela tem estrutura muito intuitiva.

Além de ajudar na tomada de decisão, ela também pode ser usada para outras situações administrativas como decidir quais tarefas deverão ter a nossa prioridade por exemplo.

O exercício é fácil: coloque as suas ideias nesta tabela (não existe um número mínimo ou máximo de ideias, mas o ideal é que não ultrapasse cinco) e pontue-as em cada categoria (impacto, esforço, lucratividade e visão) de 1 a 5.

O total é dado pela soma das notas do impacto, lucratividade e visão, subtraindo pela nota do esforço.

Com as somas concluídas, é hora de analisar e tomar a sua decisão. A ideia com a maior pontuação é a que deverá ser priorizada.

#3 Demonstrativo de Resultado

 

 

O DRE é essencial para todas as empresas, principalmente no momento de tomada de decisão. É importante saber como estão as suas finanças antes de tomar uma decisão importante.

Falamos detalhadamente sobre o demonstrativo de resultados neste texto. Vale a pena a leitura ?

 

 

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Como melhorar os estoques da sua empresa?

Gestão de estoques

Vou começar este texto  falando um pouco da minha experiência nesses últimos meses que venho trabalhando com vendas e prospecção.

Diariamente, eu tenho um contato com dezenas de empresas, principalmente de micro e pequeno porte. Meu objetivo nessas conversas é entender um pouco o negócio de cada gestor e a forma que os seus controles são feitos, para avaliar se consigo gerar algum tipo de valor através da minha ferramenta ou dos meus conhecimentos.

E nas minhas conversas, é bem comum que o assunto de administração de estoques acabe surgindo. E a resposta que eu mais ouço geralmente é…

“Não Thiago, nós não fazemos um controle estruturado de estoque na nossa empresa”

Sempre que eu ouço esse posicionamento, eu fico pensativo e tento entender o porque desse tipo de controle ser negligenciado por tantos gestores, principalmente tendo em vista a importância que ele tem para o sucesso de uma empresa.

E no que consiste um gerenciamento de estoques?

Resumidamente, o gerenciamento de estoque consiste na supervisão e controle dos pedidos de compra, venda e armazenamento de seus produtos. É uma das principais áreas das empresas e pode muito bem ser a diferença entre o lucro e o prejuízo.

E qual é a importância desse tipo de controle?

O estoque é todo o dinheiro que uma empresa tem guardado em forma de mercadorias. Não saber o que você tem de estoque é semelhante a você não saber quanto dinheiro você tem no banco. Não parece ser exatamente um receita de sucesso, não é mesmo? ?

De acordo com o livro “Fundamentos da Administração Financeira”, de Stephen Ross,  Bradford D. Jordan e Randolph W. Westerfield, os estoques podem representar cerca de 15% dos ativos de uma indústria. Em um comércio varejista, essa porcentagem aumenta para 25%. Dessa forma, em um mercado cada vez mais competitivo em todos os segmentos, ter um bom gerenciamento de estoques pode resultar em uma grande vantagem contra os seus concorrentes.

No que esse gerenciamento irá agregar no meu negócio?

  • Atender a demanda: ter sempre um estoque mínimo é essencial para poder atender as demandas dos clientes. Também é importante estipular um estoque máximo porque é pouco provável que deixar grandes quantidades de dinheiro paradas seja o melhor para o seu negócio, além de que muito estoque aumenta a incidência de perdas, como furtos por exemplo;
  • Economia: uma boa administração resulta em um corte de custos significativo. Realizar compras planejadas, com antecedência, pode facilitar na obtenção de descontos em uma negociação por exemplo;
  • Diminuição de prejuízos: tem a ver diretamente com o estoque parado. Se as mercadorias não forem vendidas, elas se tornam um prejuízo.
  • Não perder vendas: quando você sabe o que tem no estoque e se planeja para evitar faltas, você dificilmente perderá uma venda por estava sem estoque de uma determinada mercadoria.

Com uma boa administração de estoques, a empresa também terá um controle eficiente do giro das suas mercadorias, podendo assim melhorar as suas compras e analisando suas vendas através das informações coletadas de entradas e saídas.

Como gerenciar o estoque?

Este controle pode ser feito de algumas formas diferentes. Você pode usar um sistema ERP que ofereça este tipo de controle ou Excel / anotações para um controle manual. Eu separei três tópicos que, na minha visão, formam o “corpo” de um bom controle de estoques. São eles:

  1. Cadastro de todos os produtos: parece óbvio, mas ter todo seus itens cadastrados, especificados e destacados é extremamente importante para evitar problemas ou confusões no futuro;
  2. Defina quantidades mínimas e máximas: tenha em mente qual é o mínimo de estoque que você poderá ter de cada produto / material, para evitar problemas com falta de estoques ou insumos. Defina também quantidades máximas para este mesmos produtos, para evitar deixar muita mercadoria parada. Lembre-se: estoque parado é dinheiro parado e quanto mais tempo ele fica “largado”, maiores as chances de problemas (como integridade física e furtos por exemplo) e de prejuízo;
  3. Crie uma rotina de controle: Com a parte “burocrática” concluída, lembre-se de sempre que uma compra ou venda for realizada, alimentar a sua ferramenta de controle com estes dados.

 

 

O controle de estoques é essencial para qualquer empresa, de pequeno a grande porte. Você pode faze-lo de uma forma manual (através de planilhas do Excel ou de anotações por exemplo) ou de forma automática, através de um software para gestão, visando justamente a questão da organização e economia de tempo.

Ficou curioso sobre como um sistema faz esse tipo de controle? Dá uma olhadinha neste link, onde explicamos um pouco como funciona a questão dos cadastros na nossa ferramenta. Faremos um material dedicado às movimentações e saldos em um futuro próximo.

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DRE – Mudando a forma que você enxerga a sua empresa

O demonstrativo de resultado do exercício (DRE) é uma ferramenta contábil que tem como objetivo oferecer uma visão global dos resultados financeiros de uma empresa, expondo detalhadamente as movimentações de entradas e saídas em um determinado período. Ele pode ser considerado como um “raio-x” da empresa porque mostra em números exatos se a organização está tendo lucro ou prejuízo e de onde estes valores estão surgindo.

O objetivo principal desta ferramenta é fornecer os dados das finanças da empresa em um espaço de tempo, agindo como um instrumento de auxilio nas tomadas de decisões do gestor. Paralelo a isso, ele também pode servir como um termômetro para avaliar a eficiência dos gestores e da empresa em gerar lucro.

Mas aí você pode pensar…

“Tenho uma pequena empresa, não sei se isso faria sentido”

Apesar de parecer ser uma ferramenta complexa, o DRE é simples de ser feito a partir do momento que você conhece a sua base. Por oferecer informações de impacto, ele pode ser usado tanto em empresas de grande porte quando em empresa menores. Na verdade, não somente em empresas mas também até mesmo na nossa vida pessoal!

O DRE pode ser feito através de diversas ferramentas diferentes, desde que você saiba como monta-lo. Você pode fazer através de sistemas para gestão, de excel, de cadernos, basta decidir qual é o melhor para você.

Como montar o seu Demonstrativo de Resultado?

 

 

Segundo a Lei. 11.638/2007, o DRE precisa ter algumas informações como padrão, que são:

  1. A receita bruta das vendas e serviços prestados, incluindo as deduções das vendas, os abatimentos e impostos;
  2. A receita líquida das vendas e serviços, com o custo dos produtos e serviços comercializados, e o lucro bruto;
  3. As despesas com as vendas, as despesas financeiras (deduzidas das receitas), e as despesas operacionais, administrativas e gerais;
  4. O lucro ou prejuízo operacional, além de outras receitas e despesas;
  5. O resultado do exercício antes do Imposto de Renda e a provisão para esse imposto;
  6. Os valores relacionados às debêntures, aos funcionários, administradores e outros beneficiários, mesmo que na forma de instrumentos financeiros, às instituições, aos fundos de assistência ou à previdência de empregados – os quais não são classificados como despesas;
  7. O lucro ou prejuízo líquido do exercício e o seu montante por ação do capital social.

De acordo com a lei, o DRE deve seguir a seguinte estrutura:

Receita Bruta
– deduções
= receita líquida
– custo da mercadoria vendida
= lucro bruto
– despesas com vendas
– despesas administrativas
– despesas financeiras
= resultado operacional líquido
– despesas extra operacionais
= resultado antes IR e CS
– provisões IR e CS
= resultado líquido

O DRE pode ser fornecido pela sua contabilidade, basta fazer uma solicitação. Geralmente os relatórios são enviados com dados de um ano completo, mas essas informações também podem ter um grande impacto em análises semanais ou mensais. É recomendado que você trabalhe com um software para gestão que também te ofereça essa ferramenta, para ter estas informações em mãos sempre que você precisar!

 

 

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Você sabe o que é o CFOP?

Você sabe o que é CFOP?

O CFOP é um código que informa a natureza de circulação de uma determinada mercadoria ou de serviços e é através deste código que será definido se a operação precisará ou não recolher impostos.

Conhecido como Código Fiscal de Operações e Prestações, ele é dividido em dois grupos: os CFOP’s de entrada (onde os códigos se iniciam com os números 1, 2 e 3 para transações dentro do estado, fora do estado e do exterior, respectivamente) e de saída (onde os códigos se iniciam com os números 5,6 e 7 para transações dentro do estado, fora do estado e do exterior, respectivamente).

O segundo dígito, por sua vez, destaca o tipo da operação. Nessa caso pode ser: venda, devolução, industrialização, importação, exportação, remessa, retorno, entre outros.

Os últimos dois dígitos detalham a operação em si, como devolução de compras para comercialização por exemplo.

E qual é o principal objetivo do CFOP?

Além de indicar os impostos e a natureza de circulação do produto/serviço, ele existe para garantir uma transparência maior de informações das ações de compra e venda de uma empresa para o fiscal.

Vale lembrar que…

É sempre importante conversar com a sua contabilidade a respeito de tributações. Eles serão a melhor fonte para auxilia-lo em caso de dúvidas com tributações.

Também disponibilizarei um link do Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) com todos os códigos de CFOP’s utilizados fiscalmente. Clique aqui para acessar a tabela.

 

 

Está precisando de alguma ajuda com notas fiscais? Dê uma olhada neste artigo ou entre em contato comigo! Estou te esperando ?

Integração e o seu impacto no sucesso da sua empresa

Vender é essencial, mas é possível crescer somente em cima disso?

Este tem sido um dos assuntos mais discutidos recentemente entre os nossos colegas e clientes. É lógico, o crescimento de uma empresa é uma consequência de resultados positivos e metas alcançadas, mas crescer descontroladamente não é exatamente uma receita de sucesso a longo prazo.

Entre as necessidades encontradas nesses últimos tempos, a integração de informações tem sido o fator crítico de sucesso na administração das empresas. O motivo? Porque ela também trás consigo outros fatores importantes como a automatização de processos e organização dos dados, por exemplo.

Como a integração de informações influencia na vida da empresa?

Imagine-se na seguinte situação: você é o responsável pela área comercial de uma empresa, seus últimos meses não foram bons, surgiram problemas para fechar as vendas e você sentiu que a empresa deu uma estagnada. Você se encontrou desmotivado perante esta perspectiva.

Mas você decide inovar

Decide criar ofertas, encontrar novas formas de atrair clientes e, após algum tempo de adaptação, a sua empresa começa a dar novos sinais de crescimento, as vendas começam a surgir. Em uma situação em específico, você fecha um negócio com um cliente e corre direto para o Excel, para alimentar as planilhas de estoque, do financeiro, de clientes, pra deixar tudo organizado e pronto para concluir o negócio.

Mas as coisas não param por ai

Nesse momento de organização, um rapaz entra na sua loja e você precisa dar atenção a ele, mas você também não pode deixar as suas planilhas e seu outro cliente de lado. Você começa a conversar com a pessoa e, no meio da discussão, você recebe uma ligação: uma moça que havia entrado em contato tempos atrás precisa de uma obra com urgência na sua residência.

E agora?

Esse é o maior problema que nós encontramos ao conversar com colegas de diversas empresas: a falta de tempo. Esta é uma das dificuldades mais conhecidas da ausência de integração, que também acaba acarretando em outras complicações, como:

  • Retrabalho – reescrever as mesmas informações em mais de um local, por exemplo. Podemos citar a emissão de notas fiscais, onde muitas vezes os dados são digitados no sistema emissor e no seu controle interno.
  • Desorganização – o controle por planilhas é simples, mas não ter as informações integradas pode resultar em desinformações e problemas em fechamentos de negócios.
  • Análise da saúde da empresa – é possível fazer uma análise estratégica com o excel, mas ter que juntar todas as informações e estuda-las de forma manual parece trabalhoso, certo?
  • Desvantagem competitiva – a estruturação administrativa já é uma obrigatoriedade em muitas empresas. Não ter um controle integrado representa uma desvantagem comercial muito grande em relação aos seus concorrentes.

Ufa! Isso porque eu citei apenas as maiores dores, mas poderíamos ficar aqui por mais algum tempo falando sobre isso. Agora, vamos falar um pouco do que um software de integração pode fazer por você?

Começamos esta leitura falando um pouco sobre resultados financeiros e como eles são importantes no desenvolvimento de uma empresa. O processo de venda sempre será importante, mas vamos fazer um exercício:

Eliminando o tempo gasto com atividades manuais, você e seus vendedores poderão aproveitar este tempo para encontrar novos clientes, certo?

E encontrar novos clientes significa encontrar novos negócios.

E encontrar novos negócios significa trazer resultados financeiros positivos para a empresa.

E trazer resultados financeiros para a empresa significa atingir as metas, gerar resultados, trazer reconhecimento e, principalmente, alavancar a empresa!

É tudo o que nós queremos, não é mesmo?

É desta forma que um sistema para gestão integrada trás dinheiro para a empresa: otimizando a produtividade

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CRM e a revolução do marketing e de vendas

 

Customer Relationship Management

Na tradução literal, este termo significa “Gestão de Relacionamento com o Cliente“. O conceito do CRM é simples de se entender: são ações, estratégias ou ferramentas que tem por objetivo colocar o cliente como prioridade em seus processos comerciais.

O CRM surgiu como uma revolução no mundo comercial. Até então, o foco das empresas em seus relacionamentos comerciais estava no seu produto. Os clientes realizavam suas compras porque já conheciam o que estavam comprando / porque já sabiam exatamente o que esperar dele no momento da aquisição, e isso era o suficiente para as empresas terem seu lucro.

Mas isso mudou.

Com o mercado se tornando cada vez mais competitivo em todos os segmentos, apenas “vender o seu peixe” já não era mais o suficiente. Era preciso um diferencial. Era preciso encontrar formas de reter e fidelizar o seu cliente. Foi a partir dessa premissa que surgiu o CRM, que buscava tirar o foco dos produtos e coloca-lo no seu relacionamento com os clientes.

O que é oferecido?

O CRM se propõe a oferecer um controle completo sobre todo o processo comercial. Isso envolve os dados cadastrais, agendamento de contatos, reuniões, históricos, avaliações de vendas e automatização de processos (este que é quesito obrigatório hoje nas empresas, tendo em vista a constante necessidade de administrar o seu tempo de forma efetiva).

Como saber se preciso usar um CRM?

O foco do CRM é “global” (ele vale para empresas de grande, médio ou pequeno porte), ou seja, qualquer pessoa que tenha o desejo ou a necessidade de melhorar os seus processos comerciais pode começar a trabalhar com essa forma de controle. Existem alguns sinais, porém, que você pode estar precisando trabalhar com uma ferramenta desse tipo, como por exemplo:

  • Sentimento de desorganização: Se você fizer um controle por excel e sentir uma dificuldade em colocar informações ou especificar dados, o crm pode ser a solução. O ideal é que todas as informações estejam centralizadas e de fácil acesso para todos;
  • Número baixo de novos clientes: entender como os clientes vêem a sua empresa é essencial para encontrar novos negócios. Isso também pode escancarar um possível novo problema: um relacionamento ruim ou pouco impactante com os mesmos;
  • Expansão da empresa: quanto maior a empresa e seu número de clientes, maior é a sua necessidade de gerir estes contatos de forma qualificada.

tudo isso parece bem legal, maas… este gerenciamento não pode ser feito pelo Excel? ?

 

 

É possível sim realizar uma gestão de clientes através das planilhas. O Excel é uma das ferramentas mais versáteis do mundo justamente por ser útil em diversos tipos de situações diferentes. Ele é fácil de se usar, praticamente todos conhecem e não são necessários grandes investimentos para começar a trabalhar com uma planilha.

Os problemas surgem na questão da praticidade. O Excel, apesar de suportar este tipo de gerenciamento, não foi feito especificadamente para este tipo de controle. É difícil configurar filtros e opções de pesquisa (tendo em vista que ainda existem muitas pessoas que tem dificuldade em trabalhar com o Excel de forma mais avançada), não há integração com outras ferramentas (como email por exemplo) e encontrar algo específico pode ser uma tarefa complicada se você não souber filtrar os dados corretamente.

Tudo isso alinhado ao que eu considero ser o maior ponto negativo do controle de clientes por Excel: não há suporte/estrutura para trabalhar com diversas pessoas na mesma planilha de forma intuitiva. O compartilhamento de informações é complicado, além de que gerir uma equipe de vendas pelo Excel pode acarretar em problemas pela falta de poder que você, como gestor, tem sobre as suas atividades (como, por exemplo, o fato de você não poder controlar o que cada um poderá visualizar ou editar).

E são essas questões que o CRM se diferencia. Por ser algo voltado justamente para este propósito, as ferramentas oferecem toda a integração, automatização e controle necessários para manter um bom relacionamento com os seus clientes. Não existem desvantagens significativas além dos gastos que são um pouco maiores (no sentido de que é necessário uma conexão com internet e uma mensalidade para usar um CRM).

Como escolher o melhor CRM para o seu negócio?

O mais importante antes de implantar um CRM é definir como ele será utilizado no seu dia-a-dia. Ter essa informação em mãos irá ajuda-lo a encontrar uma ferramenta que se encaixará no seu negócio e que trará resultados.

O ideal nesse caso é realizar testes com as empresas mais reconhecidas do mercado antes de tomar uma decisão, para avaliar se o que você está adquirindo realmente poderá atender as suas prioridades com mais eficiência.

O mais importante é avaliar o valor que o CRM irá gerar para você. Ele vai automatizar as tarefas burocráticas? Ele possui integração com outros aplicativos e ferramentas? Ele é seguro?

 

 

Mudar pode ser desafiador, mas retomar o controle do seu dia-a-dia é imprescindível. Se o que você leu fez sentido pra você, nós conseguimos te ajudar. Estou te esperando ?

Tempo x Trabalho – Como conciliar os dois?

Tempo x Trabalho

O tempo é um tema que afeta a todos os tipos de empresas e colaboradores. Não importa o seu cargo, seu nível de instrução, o porte da organização ou o seu segmento porque todos precisam enfrentar prazos, metas, reuniões, além de lidar constantemente com tarefas e situações de emergência.

A pergunta que fica no ar é: como ter tempo pra fazer tudo isso? ?

Você já teve essa sensação? De que você tem tanta coisa pra fazer que parece que você não vai dar conta? Esse é um sentimento comum hoje em dia, porque sem um processo de organização definido fica fácil se perder no meio de tudo isso e se sentir “soterrado” com as suas tarefas diárias.

Este é o meu objetivo neste artigo: mostrar para você algumas práticas que vão ajudar a tornar o seu tempo muito mais produtivo. Lembrando que o objetivo desta organização do tempo não é exatamente controlar 100% dos seus horários, mas sim tornar o seu dia mais produtivo e organizado através de alguns passos.

 

 

1º Passo – Organize-se

O primeiro passo para economizar tempo é manter um ambiente de trabalho organizado. Saber exatamente onde estão os seus documentos, suas planilhas e seu materiais de escritório fará com que você poupe tempo e energia. Nesse momento, o segredo é organizar os seus materiais de forma com que os mais usados sejam encontrados rapidamente, como deixar aquele programa que você usa todos os dias em destaque na sua tela inicial ou em um local em evidência no seu computador; ou deixar aquela pasta que você sempre precisa consultar ao lado da sua mesa.

É importante destacar que esse processo não se consiste somente em arrumar os seus objetos de trabalho, como também:

  • Excluir tudo o que for desnecessário da sua rotina (arquivos, aplicativos, documentos digitais, etc);
  • Usar aplicativos para organização pessoal (o Evernote é um dos mais conhecidos, mas existem inúmeras opções disponíveis para este fim);

2º Passo – Tenha um planejamento e defina o que é mais importante

Programe com antecedência todas as atividades que você pretende realizar no seu dia e/ou  semana, listando-as por prioridade. Ao definir uma atividade, pense consigo mesmo: quanto tempo será gasto nela? o que eu preciso para realizar ela?

Perguntas deste tipo são imprescindíveis para organizar o seu dia/semana.

Não importa a posição que você ocupa na sua empresa, você irá lidar com situações mais urgentes do que outras. O ideal nesse caso é organizar para que estas tarefas sejam realizadas sempre com antecedência. Isso ajuda na sua motivação no trabalho: quando o dia começa, é comum estarmos mais dispostos para começar o dia. Ao focar nas tarefas mais complexas logo durante a manhã, você estará resolvendo estes problemas com a “cabeça leve” e deixará as horas seguintes  – as quais você já estará fatigado pelo dia de trabalho – para tarefas mais simples e que exigirão menos energia de você.

3º Passo – Mude quem você é

 

 

Este passo talvez seja o mais difícil de todos. Ele não somente envolve as mudanças físicas do nosso ambiente de trabalho, como também as mudanças pessoais que cada um precisa fazer para atingir os resultados esperados. Estas mudanças envolvem:

  1. Ter auto-controle: para definir uma rotina e segui-la severamente. Isso é essencial para manter as suas tarefas e atividades dentro do esperado;
  2. Ser rigoroso e crítico: evite distrações e perda de tempo com atividades e distrações que não geram um impacto produtivo, como o acompanhamento de redes sociais ou conversas em momentos inoportunos. Além disso, procure desenvolver métricas para avaliar o seu sucesso. A criação de metas, por exemplo, é excelente para avaliar se mudanças precisam ser feitas ou se os novos hábitos estão trazendo resultados;
  3. Fazer uma coisa de cada vez: ou do contrário, não somente o seu trabalho não terá o resultado final com a melhor qualidade possível, como é provável que algum erro seja cometido durante o processo de alguma de suas atividades. Foco é tudo.
  4. Preocupação com o descanso: a eficiência e a energia que você coloca no seu trabalho é consequência direta do seu descanso. É importante respeitar o mínimo de 7 horas de sono diárias e o período de descanso no trabalho.

4 Passo – Use ferramentas de automatização

Como o tempo é precioso para todos, ao longo dos anos foram surgindo diversas ferramentas e sistemas que se propuseram a automatizar tarefas para que as pessoas pudessem dedicar o seu tempo com atividades mais produtivas, deixando essa parte burocrática com a tecnologia. Surgiram ferramentas de agenda, de controles, de gestão, entre diversos outros objetivos.

A economia de tempo é apenas uma das vantagens que um sistema de automação pode oferecer. Entre elas, estão:

  • Organização e centralização de atividades;
  • Poupar tempo e energia com tarefas burocráticas
  • Análises estratégicas com as informações recebidas
  • Automatização de processos

 

 

Por termos dias tão curtos, precisamos sempre encontrar a melhor forma de aproveitar o tempo que temos em mãos. Encontrar formas de otimiza-lo, evitando desperdícios com tarefas desnecessárias, se tornou essencial para quem deseja ter sucesso.

Se o que você leu fez sentido pra você, nós conseguimos te ajudar. Estou te esperando ?

Nota Fiscal: 4 problemas enfrentados por quem emite

A vida de quem empreende não é fácil! Não bastasse quebrar a cabeça para tirar um negócio do papel e fazê-lo crescer, a rotina muitas vezes é cruel e nos engole com uma demanda desumana de tarefas a realizar. Uma das mais comuns tarefas em todos os negócios são os obrigações fiscais, mais especificamente emissão de notas fiscais.

A nota fiscal é um documento com o intuito de documentar as operações de venda de mercadoria ou serviço entre as partes. Para quem industrializa ou revende produtos a emissão de notas fiscais de mercadoria faz parte do cotidiano dessas empresas.

Para emitir essas notas o governo (ainda) disponibiliza uma plataforma gratuita. Porém todo ano surge uma história de que essa plataforma será inativada. Além dessa plataforma existem vários sistemas, assim como o ResultaMais, que fornecem a opção de emissão de notas fiscais de mercadoria.

Muitas empresas, porém, acabam errando ao ter um sistema apenas para emissão de notas. Enquanto isso os outros controles, como orçamentos, pedidos, estoques, financeiro “de lado” ou isolados em outras plataformas.

Existem vários problemas enfrentados por quem trabalha dessa maneira e alguns podem trazer prejuízos incalculáveis.

1 – Retrabalho

Se for parar para pensar o que é informado em uma nota fiscal? São: produtos (valores, quantidades e dados fiscais); informações do cliente e da sua empresa (cnpj, endereço, telefone, e-mail); e dados financeiros (forma de pagamento, condição de pagamento, etc).

Provavelmente todas essas informações já foram passadas para o seu cliente ao fechar o orçamento, certo? E ao fazer isso possivelmente foi anotado em alguma planilha financeira os valores a receber, correto? Ah e tem outra planilha para apontar que esse produto saiu do estoque, acertei?

Ou seja, se o seu processo da sua empresa é assim, significa que é informado a mesma coisa em mais de três plataformas diferentes de forma manual. Isso é retrabalho e isso é um vilão enorme do crescimento das empresas.

2 – Erros de comunicação com o SEFAZ ao emitir nota fiscal

Esse problema é mais enfrentado por empresas que usam plataformas gratuitas de emissão de nota. Para exemplificar vou contar uma história verídica. Esses dias um empresário nos ligou desesperado pois precisava emitir uma nota fiscal e na ferramenta gratuita usada por ele, dava erro, mas não dizia o que era. Diante disso ou ele ficava fazendo inúmeras tentativas até dar certo, ou ligava para a contabilidade e com sorte eles conseguiriam resolver. A lição disso? O barato muitas vezes sai caro, ele já estava a quase uma semana sem conseguir emitir nota, já pensou o transtorno que seria na sua empresa se isso acontecesse?

Portanto é sempre bom verificar se a plataforma onde você emite as notas presta um suporte nesse quesito e se os erros, que podem ser encontrados pelo SEFAZ, são informados de forma clara, isso evitará muito estresse.

3 – Perda de tempo com tarefas manuais

A perda de tempo é um prejuízo quase que incalculável para um negócio. Pense em todas as coisas que poderiam ser planejadas, analisadas e executadas em uma empresa que tivesse mais tempo. Afinal é possível ter mais tempo, mas é necessário evitar ao máximo tarefas manuais e repetitivas.

4 – Desinformação

Em um processo em que as coisas são feitas de forma isolada e manual há uma tendência muito forte de que erros aconteçam. E só quem já errou uma nota fiscal sabe todo o trabalho que é cancelar, e ter que refazer todo o processo. Fora que se não identificado, o erro pode acarretar em perdas financeiras, com impostos por exemplo e situações desconfortáveis com clientes.

Conclusão

Aqui no ResultaMais nós falamos muito sobre gestão integrada. Diferente do que muitos pensam, isso não é papo apenas para grandes empresas. Já parou para pensar quanto tempo é perdido com erros e retrabalhos na sua empresa? Quantos recursos financeiros tem sido desperdiçados com retrabalhos e tarefas manuais? Esses fatores podem corroer o lucro da empresa e influenciar negativamente o crescimento da empresa.

Ah e claro que o ResultaMais pode te ajudar muito com isso. Nossa plataforma é perfeita para quem quer simplificar o processo de emissão de notas fiscais. Além disso, no ResultaMais é possível fazer os controles de venda, estoque, financeiro e produção, tudo em um só lugar.

 
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